Thực tập và xin việc

Trong cuộc đời sinh viên, có lẽ khoảng thời gian đi thực tập là một trong những thời gian quan trọng nhất. Bởi nó quyết định và tạo một ảnh hưởng lớn đến tương lai nghề nghiệp sau này. Hầu như tất cả mọi vị trí tuyển dụng đều có câu ưu tiên ứng viên đã có kinh nghiệm. Ngoài những hoạt động ngoại khóa, làm thêm….thì thực tập, hay bên Mỹ gọi là Internship, là những kinh nghiệm có giá trị nhất.

Nhiều bạn sinh viên hỏi tôi, làm thế nào để xin thực tập, và thực tập như thế nào là có hiệu quả nhất? Thật sự khó có câu trả lời chính xác, bởi còn tùy thuộc vào tính chất công việc, khả năng của người đi thực tập, và môi trường làm việc của tổ chức tuyển dụng. Tôi chỉ xin chia sẻ vài kinh nghiệm thực tập của chính bản thân, để hy vọng qua đó, có thể một số bạn sẽ gặp phải tình huống tương tự có thể đút kết được kinh nghiệm tốt. Cũng xin nói trước, những kinh nghiệm thực tập của tôi không hề hoành tráng, chẳng phải công ty lớn, cũng chẳng có lương cao…đó là những kinh nghiệm rất rất bình thường mà có sẽ số đông bạn trẻ sẽ gặp phải.

1. Family Medical Practice – Phòng Khám Đa Khoa

2005 là kỳ hè đầu tiên tôi về Việt Nam thăm gia đình sau hai năm du học đất Mỹ. 3 tháng là khoảng thời gian khá dài và tất nhiên là không thể lãng phí. Một công việc gì đó để làm sẽ giúp tôi hiểu hơn về môi trường làm việc tại Việt Nam. Thật ra ngày từ trước đi về tôi đã có ý định tìm vị trí thực tập. Và cách phổ biến lúc đó là gửi CV lên những trang như vietnamworks.com, kiemviec.com…. Thành thật mà nói, tôi nghĩ bạn sẽ chẳng bao giờ có cơ hội tìm được việc từ những trang tuyển dụng như thế, trừ khi bạn có một CV quá đặc biệt, quá hoàn hảo, quá xuất sắc.. Có lẽ hơi cực đoan khi kết luận như vậy nhưng tôi đã gửi và apply không biết bao nhiêu lần trên internet và chưa bao giờ nhận được hồi âm. Mà vào lúc đó thì khả năng viết Resume/CV rất tệ, nên chả trách sao thất bại.

Thế là về đến Việt Nam mà tôi vẫn chưa biết sẽ tìm chỗ thực tập thế nào. Quay trở lại một bài học cơ bản trong một lớp học dạy về kỹ năng xin việc trong năm 1 Đại học, đó là kỹ năng Networking, gọi nôm na là mối quan hệ. Theo thống kê lúc đó thì 70% đơn xin việc thành công là do Networking. Nghĩa là do quan hệ, do quen biết, giới thiệu. Vâng đúng vậy. Ở Mỹ cũng thế thôi bạn ạ. Trong cả ngàn CV/Resume gửi về cho phòng HR, bạn nghĩ người ta sẽ đọc hết? Sau này có dịp tìm hiểu thì chính những HR manager tiết lộ với tôi là, hồ sơ gửi về nhiều lắm, nhưng có khi một hồ sơ chỉ đọc lướt maximum 30 giây, tìm những từ khóa…là đủ. Và khi đã đủ số thì các Resume còn lại vô sọt rác!!

Bởi vậy nếu có một mối quan hệ nào đó giới thiệu, Resume của bạn sẽ có cơ may được xem trước, được ghi chú, để ý. Và có khi không cần xem mà đưa bạn ngay vào danh sách phỏng vấn!!! Ở đây xin đừng hiểu Networking/Quan hệ/Quen biết theo nghĩa tiêu cực. Đó đơn giản chỉ là thực tế. Con người luôn có các mối quan hệ. Và bạn thử nghĩ xem, trong một cơ quan, tổ chức có 100 người thì sẽ có 100 mối quan hệ cần nhờ vả. Ở đâu cũng thế cả, không chỉ Việt Nam. Và thực ra Mối quan hệ đó cũng chỉ giúp bạn vượt qua được vòng Resume Scanning (Đọc lướt Resume) thôi. Tức là trao cho bạn cơ hội được vào vòng phỏng vấn. Và đó mới là lúc bạn thể hiện khả năng của mình. Tất nhiên sẽ có chuyện quen biết để vào làm luôn không cần phỏng vấn, nhưng đó chỉ là số ít với những mối quan hệ super Vip theo kiểu con ông chủ tịch HĐQT, cháu Giám Đốc, em Phó Tổng…. Còn đa số những mối quan hệ còn lại đều chỉ có thể giúp hồ sơ, Resume của bạn được để ý kỹ hơn, xem xét gọi phỏng vấn để đánh giá năng lực. Rất nhiều bạn ở Việt nam đi theo tâm lý số đông là đả kích dữ dội khi nhắc đến việc tận dung mối quan hệ, quen biết. Xem đó là nhờ vả. Mình phải tự đứng trên đôi chân mình chứ….Xin lỗi, nếu bạn có suy nghĩ đó thì bạn đã thật sự đánh mất rất nhiều cơ hội của mình.

Rất nhiều bạn còn xem nhẹ các mối quan hệ trong chính gia đình mình. Tôi biết một bạn sinh viên khá năng động, giỏi giang nhưng tìm việc mãi không được. Hỏi ra mới biết, bạn ấy vì quá tự tin vào bản thân mình nên chỉ tự lực là chính. Tự liên hệ, tự gửi Resume, tự tạo dựng mối quan hệ, và tự hỏi :”Sao kiếm hoài không được việc?”. Sau này mới biết bạn ấy có bố là Giám đốc doanh nghiệp, mối quan hệ khá rộng, nhưng lại ngại hỏi bố vì sợ mang tiếng nhờ vả, quen biết, bất tài… Tuy nhiên, ông bố tâm lý đã gọi một cú điện thoại cho một đối tác nơi bạn ấy nộp hồ sơ và thế là, anh chàng được gọi đến phỏng vấn mà ban lãnh đạo hoàn toàn bị thuyết phục bởi năng lực và kinh nghiệm của mình. Sau này mới biết email nộp hồ sơ xin việc của anh chàng đã không bao giờ đến được phòng HR!! Thế đấy, đôi khi chúng ta chỉ cần một chút lợi thế để từ đó có được cơ hội chứng minh bản thân thì không có gì là xấu cả.

Và tôi tin sẽ có rất rất nhiều bạn cứ loay hoay xin chỗ này, tìm chỗ nọ mà xem nhẹ những mối quan hệ của bố mẹ, anh chi, cô dì, chú bác…thậm chí ông hàng xóm cạnh nhà mình. Một bà cô hồi đại học của tôi dạy rằng, nếu em muốn tìm được việc, hãy nói về ước muốn đó bất cứ lúc nào với bất cứ ai trong vòng tròn quan hệ của em. Biết đâu được, sẽ có người thốt lên “Em muốn tìm việc à, chỗ của bác/cô/chú/anh/chị.. đang tuyển vị trí này đấy, để bác/cô/chú…hỏi cho?” Đôi khi điều bạn cần duy nhất là cái resume/cv của bạn đến được tay đúng người cần đến thôi. Và những mối quan hệ sẽ giúp bạn làm việc đó. Hoặc có khi là nhiều hơn nữa.

Và tôi đã tìm được công việc thực tập đầu tiên của mình với cách ấy, Networking. Một người quen của mẹ tôi lại quen với Bác sĩ Rafi Kot, Sáng lập viên/Giám đốc của Phòng Khám Đa Khoa Family Medical Practice, một phòng khám quốc tế nhỏ xinh sát bên hông Diamond Plaza, đối diện cà phê Trung Nguyên. Bạn thấy đấy, mối quan hệ đôi khi rất ngoằn nghèo, phải qua một người thứ ba, thứ tư, thứ năm…sao cũng được, miễn là tôi có được cơ hội đến trình diện với Rafi và bày tỏ nguyện vọng của mình.

Nhiều người đã thắc mắc, sao tôi lại xin việc ở một Phòng khám? Tôi đâu có học Y khoa? Vâng, khi bạn đã không có nhiều lựa chọn thì có bấy nhiêu hay bấy nhiêu. Tôi học quản trị kinh doanh, và tôi nghĩ đây là phòng khám tư nhân, tức là kinh doanh sản phẩm sức khỏe, nên chắc cũng có gì đó đáng để học thôi. Mà cho dù không có chức năng kinh doanh đi nữa thì tôi tin bât cứ một công việc gì thực tế cũng có nhiều thứ để học hỏi. Hai năm du học Mỹ giúp tôi giao tiếp Anh ngữ khá thoải mái, và tôi cảm thấy Bác sĩ Rafi hài lòng về điều đó. Ông rất vui, thông minh, và hóm hỉnh. Nhưng khi không hài lòng thì sẵn sàng la mắng nhân viên không thương tiếc. Tôi cảm nhận được ở ông sự đam mê nghề và một năng lượng dồi dào.

Rafi thấy tôi học quản trị kinh doanh nên kêu tôi vào phụ giúp cho bộ phận Marketing. À ha, nghe cũng thú vị nhỉ. Phòng khám lúc ấy quy mô còn khá nhỏ và cũng chưa có nhiều hoat động marketing. Chủ yếu bệnh nhân đến khám rồi truyền miệng với nhau. Đa số là khách nước ngoài vì viện phí khá cao. Do nằm vị trí trung tâm nên cũng thuận tiện. Công việc đầu tiên mà tôi sẽ làm là gì ư? Đó là một việc không thể thủ công hơn? Sắp các tờ rơi vào một cái folder marketing để gửi cho khách hàng!! haha. Thật ra tôi cũng không hề tưởng tượng và trông đợi khi đi thực tập mình sẽ được làm gì. Hoặc được giao một cái gì đó khá hơn như là một số bạn vẫn lầm tưởng. Đã là thực tập viên thì gần như bạn sẽ là một nhân vật để mọi người sai việc thôi. Và bạn được sai việc gì thì tùy thuộc vào chính sự năng động, khéo léo, khả năng giao tiếp của bạn đấy. Nhẹ thì từ pha trà, rót nước, sắp xếp hồ sơ như tôi cho đến năng ký hơn là soạn văn bản, gửi email, book lịch cho giám đốc, liên lạc khách hàng….nói chung là tất tần tật những công việc không tên trong văn phòng.

Vì là sinh viên thực tập thì ít khi người ta dám giao cho bạn một việc gì có quan trọng và có ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức. Trừ một số công ty có chính sách và quy định hẳn hoi, nơi sinh viên thực tập làm việc thực thụ và hưởng lương thì tôi sẽ nói trong phần sau. Còn đa phần khi quen biết, xin vào để học hỏi, quan sát…thì bạn hãy sẵn sàng tâm lý làm bất cứ công việc gì được giao.

Điều quan trọng ở đây là bạn được sống trong một môi trường thực tế, quan sát và trải nghiệm văn hóa công ty, đối nhân xử thế với người thực việc thực.. đó là những thứ bạn không bao giờ học được trong nhà trường cả. Sau này rất nhiều bạn hỏi tôi về thực tập và tôi thấy các bạn đều mong đợi cái gì đó to tát khi đi thực tập, hoặc trông đợi quá nhiều. Điều đó chỉ làm bạn thất vong thôi. Thực tế ở đây là khi bạn đi thực tập khi mới chỉ là sinh viên năm 2 như tôi khi đó, thì cái chính là giao tiếp, quan sát, học hỏi, và xây dựng mối quan hệ với các đồng nghiệp và sếp.

Môi trường một phòng khám quốc tế dạy cho tôi rất nhiều. Tôi có được những người bạn tốt, một người Sếp tuyệt vời như Rafi. Và sau này, ông ấy chính là Khách mời đầu tiên trong chương trình Tôi và Việt Nam đấy bạn à 🙂 Tôi học được cách người ta quan tâm đến khách hàng như thế nào, cách cư xử của Rafi với đồng nghiệp cấp dưới ra sao, giữa các bác sĩ với nhau….

Sau khi phụ sắp hồ sơ, đánh văn bản ở phòng Marketing một thời gian thì Rafi cho tôi xuống học việc dưới Front Office. Nơi điên cuồng nhất phòng khám haha. Đó là nơi tiếp nhận bênh nhân, tiếp nhận các cuộc gọi đặt lịch khám, chuyển hồ sơ… Chỉ khi nào tham gia vào guồng máy này mới hiểu hết được áp lực của nó. Với những ngày đông bênh nhân thì thật là kinh khủng. Đây là nơi rèn luyện kỹ năng multi-task (đa nhiệm vụ) hiệu quả nhất. Một cô nhân viên tai nghe phone, tay viết, miệng nói chuyện với bệnh nhân đến khám. Tất cả các nhiệm vụ đều liên quan đến sức khỏe con người nên không thể chậm trễ và sai sót. Tôi tưởng các cô chỉ là nhân viên lễ tân nghe điện thoại nhàn hạ và tôi đã lầm. Tất cả đều cần một đầu óc tổ chức, một tinh thần tập trung, và một thái độ rất chuyên nghiệp để có thể làm tốt được.

Và làm gì đi nữa thì quan trọng nhất vẫn là kỹ năng giao tiếp. Thật không sai khi 100% các vị trí tuyển dụng đều yêu cầu mục đầu tiên là Communication Skill. Giao tiếp, giao tiêp và giao tiếp. Và họ sẽ đánh giá kỹ năng này qua vòng Phỏng vấn. Có đi thực tập lúc đó tôi mới thấy được lợi thế của việc đi du học. Khả năng giao tiếp bằng ngoại ngữ của bạn được cải thiện rất nhiều và bạn nắm một lợi thế vô cùng lớn trong một tổ chức sử dụng Anh ngữ. Nó giúp bạn xây dựng mối quan hệ và chiếm được cảm tình của đồng nghiệp, từ đó công việc cũng dễ dàng hơn.

Do là công việc thực tập đầu tiên nên tôi chưa thể đúc kết. Nhưng qua nhiều lần sau này, tôi rút ra một điều mà có lẽ các bạn đã nghe nhiều: “đó là thái độ (attitude) quyết định tất cả”. Đúng vậy, bạn có thể không giỏi, không hoàn thiện, rất chi là bình thường nhưng nếu bạn có một thái độ tốt, thì vẫn sẽ rất được việc. Thái độ tốt bắt đầu bằng sự hòa đồng. Sau này đi làm tôi có điều kiện tiếp xúc khá nhiều bạn sinh viên thực tập. Nhưng một số bạn đến công ty, dúi đầu vô máy tính, rồi đến giờ về. Không hề giao lưu, trò chuyện với ai trong công ty. Hỏi thì nói, không hỏi đến thì thôi. Tôi không tin các bạn đó sẽ thành công.

Khi thực tập năm đó, tôi may mắn đã có 2 năm du học, nên tính hòa đồng cũng đã cải thiện rất nhiều. Trước đây thì vô cùng ngại và nhút nhát. Ít dám bắt chuyện với ai. Do vậy khi vào công ty, tôi không chỉ học việc mà còn xem đồng nghiệp như bạn, ăn trưa chung, đi chơi chung, đi nhậu chung, tìm hiểu, hỏi han…nói chung là hai chữ “hòa đồng” nghe đơn giản nhưng không phải ai cũng làm được.

3 tháng hè 2005 đã dạy cho tôi những điều như thế….

Kỳ sau: Thực tập ở Đài Truyền Hình Hè 2006.